Mikrokom GMS.NET E-GMS.NET E-Defter yazılımı sadece elektronik defter ve beratlarınızı hazırlayan bir program değil aynı zamanda bir çok ek uygulama ile güçlendirilmiş bir pakettir.

Fiş Kontrolleri

GMS.NET E-Defter modülünde Defter Takımı hazırlık aşamasında Gib tarafından belirlenen kurallar vardır. Bu yüzden hazırlık aşamasında program tarafından defter çok sıkı şekilde kontrollerden geçirilir. Hata olması durumunda kullanıcının neleri düzeltmesi gerektiği iletilir böylece defter takımını sisteme göndermeden önce varsa tüm hataların düzeltilmesi sağlanır.

Fişlerin Bölünmesi

GMS.Net E-Defter Yazılımı E-Defterleri hazırlamadan önce bölünmesi gereken fiş olup olmadığını kontrol eder. Bölünmesi gereken fişlerin bir listesini vererek fiş bölme işleminin yapılmasını sağlar. Fiş bölme uygulaması ile bir çok belge ve işlemi bir
arada girmiş olduğunuz fişleri, her bir belge için bir fiş oluşturarak e-defter kurallarına uygun olarak, gereken sayıda fişe otomatik olarak böler. GMS.Net E-Defter uygulaması bölünen fişlerin bölünmeden önceki fiş tarih tip ve numaralarını saklayarak izlemenizi sağlar. Ayrıca Gms.Net E-Defter Fiş Bölme uygulamasında bölünme sonucunda oluşturulacak fişlerde Borç/Alacak eşitsizliği varsa bölünecek fiş içerisinde bunların kolayca belirlenebilmesi sağlanmaktadır.

Defter ve Beratların Oluşturulması

Gms.Net E-Defter modülünde defter başlangıç bilgileri defterin ilk hazırlığında kullanıcı tarafından verilebilir. Bir sonraki defter takımı oluşturulurken başlangıç tarihine müdahale edilemez. GMS.NET E-Defter modülü defter ve beratların
imzalanması işleminden önce bilgisayara takılı mali mühür veya elektronik imza cihazının işlem yapılan firmaya ait olup olmadığını kontrol eder. Takılı cihaz bu firmaya ait değilse kullanıcı uyarılır ve doğru cihaz takılıncaya kadar imzalama işlemini gerçekleştirmez. GMS.NET E-Defter modülünde Yevmiye ve Kebir defterleri (Defter Takımı) ayrı ayrı değil tek bir adımda oluşturulur. Defterlerin hazırlanması ve imzalanması, beratların hazırlanması ve imzalanması ayrıca isteğe bağlı olarak beratların zaman damgası ile damgalanması işlemleri otomatik olarak yapılarak, tüm defter ve berat dosyaları ilgili mükellefin e-defter klasörüne Gib tarafından belirlenmiş kurallara uygun olarak kaydedilir.

Zaman Damgası

GMS.NET E-Defter modülünde oluşturulacak beratlar için zaman damgası kullanımı zorunlu olmayıp kullanıcı tercihine bırakılmıştır. Bu tercih bir defter takımının hazırlığına başlanmadan önce belirlenir. Beratların zaman damgası ile damgalanma işlemi de tıpkı bunların mali mühür veya elektronik imza ile imzalanması işlemi gibi GMS.NET E-Defter tarafından otomatik olarak gerçekleştirilir. Zaman damgası hizmeti kontör esasına dayalı bir hizmettir. GMS.NET E-Defter kullanıcıları şu anda bu hizmetten ücretsiz olarak yararlanabilmektedir.

Şubeli Firmalar

Yasal defterleri şubeli olarak ayrı tutulan firmaların E-Defter uygulamalarında merkez de dahil olmak üzere her bir şube için 1 den başlayıp müteselsil olarak devam eden bir numara ve açıklama belirlenir. GMS.NET modülü merkez ve şube defter ve berat dosyalarını Gib tarafından belirlenen isim kurallarına uygun olarak hazırlayabilir.

Parçalı Defterler

E-Defter sisteminde oluşturulacak bir defterin azami boyu 200 Mb. olabilir. Bu sınırlama GMS.NET E-Defter programından değil TÜBİTAK tarafından sağlanan imzalama yazılımından kaynaklanmaktadır ve tüm E-Defter programları için geçerlidir. Bir defter boyutunun 200 Mb. ı geçmesi halinde defterin bölünmesi gerekir. Bölünme sonucunda elde edilen kısımlara adı verilir. Parçalı defter
oluşturulması defter ve beratların adlandırılmasını da etkiler. Bir defter parçalara bölündüğü zaman her bir parça için ayrı bir berat oluşturulur. Tüm parçalara ait tüm beratların Gib’e gönderilmesi ve geri alınması zorunludur.
Bir defter dönemine ait defterlerin bölünmesinin gerekip gerekmediği GMS.NET E-Defter modülü tarafından otomatik olarak tespit edilir ve defterler verilen azami boyutu aşmayacak şekilde iki veya daha fazla parçaya bölünerek oluşturulur ve adlandırılır. Bölme işleminde son derece gelişmiş bir algoritma kullanılarak parçalı defterler ile ilgili Gib’in koymuş olduğu tüm kurallar eksiksiz olarak yerine getirilir.

Berat Yükleme ve Alma İşlemi

E-Defter kullanıcıları E-Defter portalına giriş yaparak bilgisayarlarında oluşturdukları mükellefe ait berat dosyalarını yükleyebilirler. Yüklenen beratlar Gib tarafından imzalanarak kaydedilir. E-Defter kullanıcıları Gib tarafından imzalanan beratları indirerek mükellefin E-Defter klasörüne kaydederek saklarlar. GMS.Net E-Defter modülü Gib servislerini kullanarak yükleme ve indirme işlemlerini daha kolay bir şekilde yapmanızı sağlayabilir.

Defter ve Beratların Saklanması

GMS.NET E-Defter modülü ile defter ve beratlarınızı bilgisayarınızda,harici disk ve belleklerinizde veya bilgisayar ağınızda saklayabilirsiniz.Böylece kritik muhasebe verilerinizi üçüncü kişi ve kurumlarla paylaşmamış olursunuz. Ayrıca GMS.NET E-Defter modülü içerisinde Bulut Entegrasyonu yardımı ile Defter ve Beratlarınızı bulut ortamına kolayca yedekleyebilirsiniz.

Defterin Kilitlenmesi

GMS.NET E-Defter modülünde defterlerin olarak işaretlenmesini sağlayan bir özellik vardır. Bu özellik
çalıştırıldığında program işaretlenmek istenen defterlerin Gib mühürlü beratlarını ilgili klasörde arayacaktır. Beratların belirtilen klasörde olmaması halinde işaretlemeye izin verilmez.